Ihre DSGVO Pflichten – Diese 4 Punkte müssen Sie selbst als KMU beachten
Downloaden Sie jetzt Ihre kostenlose DSGVO Pflichten Checkliste! Finden Sie ganz einfach heraus, welche Datenschutzmaßnahmen Ihr Unternehmen bereits erfolgreich umsetzt und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Entdecken Sie mithilfe von praxisnahen Beispielen, Begriffserklärungen und einer Checkliste, wo Ihre Stärken in Bezug auf die DSGVO liegen und wo Risiken für Bußgelder bestehen.
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*Dieses Service steht ausnahmslos gewerblichen Kunden zur Verfügung. Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.
Sie schreiben E-Mails, haben eine Website oder speichern Mitarbeiterdaten? Dann betrifft die DSGVO auch Ihr Unternehmen! Aber welche Datenschutz-Pflichten haben Sie nun genau? Um Klarheit über die einzuhaltenden DSGVO Pflichten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu schaffen, erfolgt hier eine Zusammenfassung in vier Punkten.
Sie schreiben E-Mails, haben eine Website oder speichern Mitarbeiterdaten? Dann betrifft die DSGVO auch Ihr Unternehmen! Aber welche Datenschutz-Pflichten haben Sie nun genau? Um Klarheit über die einzuhaltenden DSGVO Pflichten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu schaffen, erfolgt hier eine Zusammenfassung in vier Punkten.
1. Dokumentationspflicht
Um die gesetzlichen DSGVO Pflichten zu erfüllen, muss jedes Unternehmen seine Datenschutzmaßnahmen und Verarbeitungstätigkeiten umfassend dokumentieren. Egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist oder wie viele Mitarbeiter Sie haben. Diese Dokumentationen sind zentral um Ihre DSGVO-Konformität nachzuweisen und hohe DSGVO Bußgelder zu vermeiden.
Hier erfahren Sie was Sie genau dokumentieren müssen:
Zu den gesetzlich erforderlichen Dokumentationen zählen:
- ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten
- die TOMs (technische und Organisatorische Maßnahmen)
- ein Löschkonzept
Den Aufwand sollten Sie nicht unterschätzen. Alleine das Verarbeitungsverzeichnis kann einen Umfang von 250 Seiten annehmen. Falls Sie das selbst in die Hand nehmen wollen, sollten Sie ausreichend Zeit einkalkulieren.
Unser Tipp: In den Paketen des DSGVO Schutzteams ist die Erstellung dieser Dokumente inkludiert. Damit können Sie Ihren Aufwand um ein Vielfaches reduzieren!
Warum sollten Sie diese Dokumente laufend aktualisieren?
Ein aktuell gehaltenes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dient als unverzichtbarer Beweis für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Das ist vor allem bei Kontrollen der Datenschutzbehörde entscheidend. Ähnlich verhält es sich mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Sie gewährleisten die Sicherung der personenbezogenen Daten und schützen vor unbefugten Zugriffen. Um Datenpannen zu vermeiden, sollten die Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten auch immer aktuell gehalten und an die laufenden Prozesse angepasst werden. Auch beim Löschkonzept ist Aktualität ein Muss. Nur so können nicht mehr benötigte Daten rechtzeitig gelöscht werden. Das erfüllt die Anforderungen der DSGVO und reduziert somit Ihr rechtliches Risiko.
Ein Hackerangriff, ein entwendeter Laptop aus dem Firmenbestand, eine irrtümlich versendete E-Mail oder ein abhandengekommener USB-Speicherstick gefüllt mit Kundeninformationen: All das sind Beispiele für Datenpannen, und sie treten oft schneller ein, als man glauben mag. Sollte in Ihrem Unternehmen ein solcher Vorfall vorkommen, ist Ignorieren die falsche Strategie.
Sie sind dazu verpflichtet, Datenpannen zu dokumentieren und sorgfältig zu analysieren. In bestimmten Situationen ist es zudem notwendig, die zuständige Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen in Kenntnis zu setzen. Das sollte innerhalb von maximal 72 Stunden passieren. Seien Sie also wachsam und nehmen Sie jeden Datenschutzvorfall ernst, um mögliche rechtliche Folgen zu vermeiden.
In unserem Artikel „Achtung, Datenpanne“ finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie im Falle einer Datenpanne vorgehen sollten.
Auftragsverarbeiter-Dokumentationen sind Unterlagen, die ein Dienstleister erstellt, um nachzuweisen, wie er im Auftrag eines anderen Unternehmens personenbezogene Daten verarbeitet. Also zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten.
Auch als KMU können Sie Auftragsverarbeiter sein. Das ist der Fall, wenn Sie personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Kunden verarbeiten.
Beispiele dafür können sein:
Wenn Sie feststellen, dass Sie ein Auftragsverarbeiter sind, haben Sie zusätzliche DSGVO Pflichten. Beispielsweise die Erstellung eines Auftragsverarbeitervertrages oder das Führen eines Auftragsverarbeiterverzeichnis.
Für mehr Klarheit, ob Sie nun ein Auftragsverarbeiter sind, lesen Sie unseren detaillierten Beitrag: „Auftragsverarbeiter laut DSGVO – Gehöre ich dazu?“
Nach den Bestimmungen der DSGVO ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ein wichtiger Schritt, wenn es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Artikel 35 der DSGVO hebt hervor, dass diese Art der Bewertung insbesondere dann erforderlich ist, wenn eine geplante Datenverarbeitung das Potenzial hat, die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen erheblich zu gefährden. Das kann bei sensiblen Daten, einer umfangreichen Datenverarbeitung oder bei dem Einsatz neuer Technologien der Fall sein.
Der Kerngedanke der Datenschutz-Folgenabschätzung ist es, Datenschutzrisiken proaktiv zu adressieren und zu steuern. Sie dient dazu, die Privatsphäre der Betroffenen zu schützen und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu reduzieren, indem Sie bereits im Vorfeld der Datenverarbeitung mögliche Gefahren aufdeckt und Gegenmaßnahmen vorschlägt. Dadurch wird ein hohes Maß an Datenschutz gewährleistet.
Was muss bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung dokumentiert werden:
1. Dokumentationspflicht
Um die gesetzlichen DSGVO Pflichten zu erfüllen, muss jedes Unternehmen seine Datenschutzmaßnahmen und Verarbeitungstätigkeiten umfassend dokumentieren. Egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist oder wie viele Mitarbeiter Sie haben. Diese Dokumentationen sind zentral um Ihre DSGVO-Konformität nachzuweisen und hohe DSGVO Bußgelder zu vermeiden.
Hier erfahren Sie was Sie genau dokumentieren müssen:
Zu den gesetzlich erforderlichen Dokumentationen zählen:
- ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten
- die TOMs (technische und Organisatorische Maßnahmen)
- ein Löschkonzept
Den Aufwand sollten Sie nicht unterschätzen. Alleine das Verarbeitungsverzeichnis kann einen Umfang von 250 Seiten annehmen. Falls Sie das selbst in die Hand nehmen wollen, sollten Sie ausreichend Zeit einkalkulieren.
Unser Tipp: In den Paketen des DSGVO Schutzteams ist die Erstellung dieser Dokumente inkludiert. Damit können Sie Ihren Aufwand um ein Vielfaches reduzieren!
Warum sollten Sie diese Dokumente laufend aktualisieren?
Ein aktuell gehaltenes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dient als unverzichtbarer Beweis für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Dies ist vor allem bei Kontrollen der Datenschutzbehörde entscheidend. Ähnlich verhält es sich mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Sie gewährleisten die Sicherung der personenbezogenen Daten und schützen vor unbefugten Zugriffen. Um Datenpannen zu vermeiden, sollten die Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten auch immer aktuell gehalten und an die laufenden Prozesse angepasst werden. Auch beim Löschkonzept ist Aktualität ein Muss. Nur so können nicht mehr benötigte Daten rechtzeitig gelöscht werden. Das erfüllt die Anforderungen der DSGVO und reduziert somit Ihr rechtliches Risiko.
Ein Hackerangriff, ein entwendeter Laptop aus dem Firmenbestand, eine irrtümlich versendete E-Mail oder ein abhandengekommener USB-Speicherstick gefüllt mit Kundeninformationen: All das sind Beispiele für Datenpannen, und sie treten oft schneller ein, als man glauben mag. Sollte in Ihrem Unternehmen ein solcher Vorfall vorkommen, ist Ignorieren die falsche Strategie.
Es ist verpflichtend, Datenpannen zu dokumentieren und sorgfältig zu analysieren. In bestimmten Situationen ist es zudem notwendig, die zuständige Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen in Kenntnis zu setzen. Das sollte innerhalb von maximal 72 Stunden passieren. Seien Sie also wachsam und nehmen Sie jeden Datenschutzvorfall ernst, um mögliche rechtliche Folgen zu vermeiden.
In unserem Artikel „Achtung, Datenpanne“ finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie im Falle einer Datenpanne vorgehen sollten.
Auftragsverarbeiter-Dokumentationen sind Unterlagen, die ein Dienstleister erstellt, um nachzuweisen, wie er im Auftrag eines anderen Unternehmens personenbezogene Daten verarbeitet. Also zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten.
Auch als KMU können Sie Auftragsverarbeiter sein. Das ist der Fall, wenn Sie personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Kunden verarbeiten.
Beispiele dafür können sein:
Wenn Sie feststellen, dass Sie ein Auftragsverarbeiter sind, haben Sie zusätzliche DSGVO Pflichten. Beispielsweise die Erstellung eines Auftragsverarbeitervertrages oder das Führen eines Auftragsverarbeiterverzeichnis.
Für mehr Klarheit, ob Sie nun ein Auftragsverarbeiter sind, lesen Sie unseren detaillierten Beitrag: „Auftragsverarbeiter laut DSGVO – Gehöre ich dazu?“
Nach den Bestimmungen der DSGVO ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ein wichtiger Schritt, wenn es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Artikel 35 der DSGVO hebt hervor, dass diese Art der Bewertung insbesondere dann erforderlich ist, wenn eine geplante Datenverarbeitung das Potenzial hat, die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen erheblich zu gefährden. Das kann bei sensiblen Daten, einer umfangreichen Datenverarbeitung oder beim Einsatz neuer Technologien der Fall sein.
Der Kerngedanke der Datenschutz-Folgenabschätzung ist es, Datenschutzrisiken proaktiv zu adressieren und zu steuern. Sie dient dazu, die Privatsphäre der Betroffenen zu schützen und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu reduzieren, indem Sie bereits im Vorfeld der Datenverarbeitung mögliche Gefahren aufdeckt und Gegenmaßnahmen vorschlägt. Dadurch wird ein hohes Maß an Datenschutz gewährleistet.
Was muss bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung dokumentiert werden:
2. Informationspflicht
Im Rahmen Ihrer DSGVO Pflichten müssen Unternehmen Personen aktiv und klar darüber informieren, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Sie müssen unter anderem den Verarbeitungszweck, die Datenkategorien und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitteilen. Diese Informationen müssen leicht zugänglich, vollständig und in einfacher Sprache bereitgestellt werden.
Von einer Datenverarbeitung spricht man bereits dann, wenn personenbezogene Daten auf irgendeine Art und Weise genutzt, gespeichert, verändert, übertragen oder gelöscht werden. Es handelt sich um einen sehr breiten Begriff, der nahezu alle Handlungen mit Daten umfasst. Schon das einfache Erfassen oder Abfragen von personenbezogenen Daten fällt unter den Begriff der Datenverarbeitung.
Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gehört es zu Ihren DSGVO Pflichten, diese Person aktiv im Vorhinein und in einer verständlichen Sprache darüber zu informieren. Spätestens jedoch zum Zeitpunkt der Datenerhebung.
Mehr darüber, was bei der Erfüllung Ihrer Informationspflichten alles zu beachten ist, erfahren Sie in unserem Beitrag „DSGVO Informationspflichten“!
Wenn Sie als KMU eine eigene Website haben, sollten Sie nicht vergessen, dass auch hier die Informationspflichten erfüllt werden müssen.
Die verpflichtenden Inhalte einer Datenschutzerklärung auf einer Website sind laut DSGVO klar definiert:
Sichern Sie sich jetzt Ihren kostenlosen DSGVO Pflichten Check!
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2. Informationspflicht
Im Rahmen Ihrer DSGVO Pflichten müssen Unternehmen Personen aktiv und klar darüber informieren, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Sie müssen unter anderem den Verarbeitungszweck, die Datenkategorien und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitteilen. Diese Informationen müssen leicht zugänglich, vollständig und in einfacher Sprache bereitgestellt werden.
Von einer Datenverarbeitung spricht man bereits dann, wenn personenbezogene Daten auf irgendeine Art und Weise genutzt, gespeichert, verändert, übertragen oder gelöscht werden. Es handelt sich um einen sehr breiten Begriff, der nahezu alle Handlungen mit Daten umfasst. Schon das einfache Erfassen oder Abfragen von personenbezogenen Daten fällt unter den Begriff der Datenverarbeitung.
Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gehört es zu Ihren DSGVO Pflichten, diese Person aktiv im Vorhinein und in einer verständlichen Sprache darüber zu informieren. Spätestens jedoch zum Zeitpunkt der Datenerhebung.
Mehr darüber, was bei der Erfüllung Ihrer Informationspflichten alles zu beachten ist, erfahren Sie in unserem Beitrag „DSGVO Informationspflichten“!
Wenn Sie als KMU eine eigene Website haben, sollten Sie nicht vergessen, dass auch hier die Informationspflichten erfüllt werden müssen.
Die verpflichtenden Inhalte einer Datenschutzerklärung auf einer Website sind laut DSGVO klar definiert:
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3. Erfüllung der Betroffenenrechte
Jeder Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Besucher Ihrer Website etc. hat das Recht, eine Anfrage an Sie zu stellen. Dies kann die Auskunft, Löschung, Berichtigung oder auch die Einschränkung zur Verarbeitung ihrer Daten umfassen. Im Rahmen Ihrer DSGVO Pflichten müssen Sie also auch die Rechte der Betroffenen beachten.
Nachdem die anfragende Person eindeutig identifiziert wurde, haben Sie 30 Tage Zeit, um die Anfrage zu beantworten. Die Antwort unterliegt dabei gewissen Vorschriften.
Beispielsweise muss sie Folgendes beinhalten:
- Verarbeitungszwecke
- Löschfristen
- Rechtsgrundlagen
- Kategorien personenbezogener Daten
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
3. Erfüllung der Betroffenenrechte
Jeder Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Besucher Ihrer Website etc. hat das Recht, eine Anfrage an Sie zu stellen. Dies kann die Auskunft, Löschung, Berichtigung oder auch die Einschränkung zur Verarbeitung ihrer Daten umfassen. Im Rahmen Ihrer DSGVO Pflichten müssen Sie also auch die Rechte der Betroffenen beachten.
Nachdem die anfragende Person eindeutig identifiziert wurde, haben Sie 30 Tage Zeit, um die Anfrage zu beantworten. Die Antwort unterliegt dabei gewissen Vorschriften.
Beispielsweise muss sie Folgendes beinhalten:
- Verarbeitungszwecke
- Löschfristen
- Rechtsgrundlagen
- Kategorien personenbezogener Daten
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Grundsätzlich sollten Sie bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen mit einem hohen Aufwand rechnen. Halten Sie dabei nicht die gesetzlichen Vorschriften ein, drohen schnell Strafen. Außerdem hat jeder Betroffene ein Recht auf Schadensersatz, wenn Sie Ihren Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen!
Mehr darüber erfahren Sie in unserem Beitrag „Eingang einer Auskunftsanfrage“.
Grundsätzlich sollten Sie bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen mit einem hohen Aufwand rechnen. Halten Sie dabei nicht die gesetzlichen Vorschriften ein, drohen schnell Strafen. Außerdem hat jeder Betroffene ein Recht auf Schadensersatz, wenn Sie Ihren Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen!
Mehr darüber erfahren Sie in unserem Beitrag „Eingang einer Auskunftsanfrage“.
4. Pflicht zur laufenden Sicherstellung des Datenschutzes
Die DSGVO Pflicht zur laufenden Sicherstellung des Datenschutzes verlangt von Unternehmen, dass sie lückenlos auf den Schutz personenbezogener Daten achten. Sie müssen regelmäßig Ihre Prozesse und Systeme überprüfen und aktualisieren, um Risiken zu minimieren und den Schutz der Daten zu gewährleisten. Diese Verpflichtung ist kontinuierlich und erfordert eine proaktive Haltung zum Datenschutz.
Um das sicher zu stellen, sind folgende Maßnahmen umzusetzen:
Auch als KMU können Sie dazu verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ab wann ein solcher benötigt wird, ist länderspezifisch geregelt.
Sie möchten herausfinden, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen?
Machen Sie unseren schnellen und kostenlosen DSGVO Check!
Auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, müssen Sie Ihren DSGVO Pflichten nachkommen! Eine Beratung durch einen Datenschutzexperten ist dabei eine große Hilfe.
Mehr darüber, welche Tätigkeiten ein Datenschutzbeauftragter ausübt, erfahren Sie in unserem Beitrag „Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten“!
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind nicht nur zu dokumentieren, sie müssen logischerweise auch implementiert werden.
TOMs sind Vorkehrungen, die die Daten im Unternehmen vor Gefahren, wie z.B. einem Fremdzugriff, schützen. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung einer Alarmanlage oder das regelmäßige Ändern von Passwörtern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Technische & organisatorische Maßnahmen – Grundlagen“!
Die DSGVO soll auch für KMUs nicht nur eine gesetzliche Richtlinie sein. Wichtiger ist, dass Datenschutz in Ihrer Unternehmensphilosophie verankert ist.
Dabei ist essenziell, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu schulen. Alle sollten auf dem neuesten Stand sein und sich ihrer Pflichten bewusst sein. Es hilft nichts, wenn Sie ein detailliertes Verarbeitungsverzeichnis führen, Ihr Mitarbeiter aber Passwörter am Bildschirm kleben oder E-Mails von Kunden für jeden frei zugänglich auf dem Tisch liegen hat!
Zudem ist es ratsam, regelmäßig ein Datenschutzaudit durchzuführen. Das ist eine umfassende Überprüfung Ihrer DSGVO-Konformität. Dies ermöglicht Ihnen, die Erfüllung Ihrer DSGVO Pflichten zu evaluieren, potenzielle Risiken zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Risikominderung festzulegen, um rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen.
Im besten Fall sollte die DSGVO ein Teil Ihres Unternehmensalltags werden!
4. Pflicht zur laufenden Sicherstellung des Datenschutzes
Die DSGVO Pflicht zur laufenden Sicherstellung des Datenschutzes verlangt von Unternehmen, dass sie lückenlos auf den Schutz personenbezogener Daten achten. Sie müssen regelmäßig Ihre Prozesse und Systeme überprüfen und aktualisieren, um Risiken zu minimieren und den Schutz der Daten zu gewährleisten. Diese Verpflichtung ist kontinuierlich und erfordert eine proaktive Haltung zum Datenschutz.
Um das sicher zu stellen, sind folgende Maßnahmen umzusetzen:
Auch als KMU können Sie dazu verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ab wann ein solcher benötigt wird, ist länderspezifisch geregelt.
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Auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, müssen Sie Ihren DSGVO Pflichten nachkommen! Eine Beratung durch einen Datenschutzexperten ist dabei eine große Hilfe.
Mehr darüber, welche Tätigkeiten ein Datenschutzbeauftragter ausübt, erfahren Sie in unserem Beitrag „Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten“!
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind nicht nur zu dokumentieren, sie müssen logischerweise auch implementiert werden.
TOMs sind Vorkehrungen, die die Daten im Unternehmen vor Gefahren, wie z.B. einem Fremdzugriff, schützen. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung einer Alarmanlage oder das regelmäßige Ändern von Passwörtern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Technische & organisatorische Maßnahmen – Grundlagen“!
Die DSGVO soll auch für KMUs nicht nur eine gesetzliche Richtlinie sein. Wichtiger ist, dass Datenschutz in Ihrer Unternehmensphilosophie verankert ist.
Dabei ist essenziell, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu schulen. Alle sollten auf dem neuesten Stand sein und sich ihrer Pflichten bewusst sein. Es hilft nichts, wenn Sie ein detailliertes Verarbeitungsverzeichnis führen, Ihr Mitarbeiter aber Passwörter am Bildschirm kleben oder E-Mails von Kunden für jeden frei zugänglich auf dem Tisch liegen hat!
Zudem ist es ratsam, regelmäßig ein Datenschutzaudit durchzuführen. Das ist eine umfassende Überprüfung Ihrer DSGVO-Konformität. Dies ermöglicht Ihnen, die Erfüllung Ihrer DSGVO Pflichten zu evaluieren, potenzielle Risiken zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Risikominderung festzulegen, um rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen.
Im besten Fall sollte die DSGVO ein Teil Ihres Unternehmensalltags werden!
Wie steht es um Ihre DSGVO-Konformität? – Finden Sie es einfach heraus!
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