Wenn Home Office zur DSGVO-Falle wird – So vermeiden Sie Datenschutzprobleme bei Ihren Videokonferenzen

Videokonferenzen sind in Zeiten von COVID-19 und vermehrter Zeitknappheit so populär wie noch nie!

Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Datenschutz dabei nicht auf der Strecke bleibt? Denn auch hier lauern einige DSGVO Fallen!

Keine Angst, wir helfen Ihnen weiter!

Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Punkte Sie beachten sollten, damit Ihre nächste Videokonferenz DSGVO-konform umgesetzt wird.

Warum ist die DSGVO für meine Videokonferenzen überhaupt relevant?

Das ist schnell erklärt! Durch die Verwendung diverser Tools werden bei Videokonferenzen immer personenbezogene Daten verarbeitet. Sei es die E-Mail Adresse des Benutzers, der Name oder auch die Telefonnummer. Irgendwelche Daten müssen immer angegeben werden. Außerdem werden im Laufe der Gespräche, oft unbewusst, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. weitergegeben.

Dies ruft natürlich schnell die DSGVO auf den Plan. Deshalb sollten Sie auch einige wichtige Dinge im Umgang mit Videokonferenzen beachten!

Was kann ich tun, damit Videokonferenzen meinen Datenschutz nicht gefährden?

1 Geeigneten Anbieter für Ihr Videokonferenz Tool finden

Skype, Microsoft Teams, ZOOM, Google Meet…Die Auswahl an Anbietern für Videokonferenz Tools ist immens. Doch nicht alle sind aus datenschutzrechtlicher Sicht auch wirklich geeignet. Zu aller erst, sollte die Software für Geschäftstätigkeit lizensiert sein – WhatsApp und Facetime scheiden somit schon im Vorhinein aus! Doch vor allem auf einen Punkt sollten Sie unbedingt achten:

Verwenden Sie am besten einen Anbieter mit Sitz in der EU! Warum? Ganz einfach! Diese haben sich genauso an die DSGVO zu halten, wie Sie selbst. Das heißt, alle Unternehmen in der EU müssen die gleichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.

Wenn Sie jedoch trotzdem ein Unternehmen aus Drittländern wählen möchten, sollten Sie unbedingt auf ein angemessenes Datenschutzniveau achten. Die EU hat hierbei im Angemessenheitsbeschluss festgelegt, in welchen Ländern das Datenschutzniveau ausreichend ist. Dazu zählen z.B. Japan, Kanada oder die Schweiz.

Die aktuelle Liste mit allen Ländern finden Sie hier, auf der Seite der Europäischen Kommission.

Hinweis: Prüfen Sie zusätzlich noch die technischen & organisatorischen Maßnahmen der Anbieter – so können Sie wirklich auf Nummer sicher gehen

2 Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Anbieter abschließen

Ja, auch mit dem Anbieter Ihres Videokonferenz Tools müssen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Denn dieser verarbeitet genau so die personenbezogenen Daten der Teilnehmer.

Sie wollen wissen, was so ein Auftragsverarbeitungsvertrag eigentlich beinhalten sollte? Dann lesen Sie unseren Beitrag „Diese Punkte gehören in einen Auftragsverarbeitungsvertrag!“.

3 Videokonferenz Tool in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen

Weiters ist es sehr wichtig, Ihr gewähltes Videokonferenz Tool in Ihre Datenschutzerklärung aufzunehmen. Dabei sollten Sie unter anderem über folgende Punkte informieren:

  • Welches Tool verwende ich?
  • Zu welchen Zwecken werden dabei Daten verarbeitet?
  • Wie lautet die Anschrift des Anbieters?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
  • Habe ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister abgeschlossen?
  • usw.

Diese Informationen sollten Sie Ihren Gesprächspartnern natürlich auch mitteilen.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, direkt mit der Einladung einen Link zu Ihrer angepassten Datenschutzerklärung mitzuschicken!

4 Selbst Maßnahmen für die sichere Durchführung Ihrer Calls treffen

Sie sollten auch selbst Maßnahmen festlegen, die Sie treffen, um den Datenschutz Ihrer Videokonferenz sicherzustellen. Die Möglichkeiten sind dabei je nach Anbieter verschieden. Folglich zeigen wir Ihnen ein paar wichtige Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten.

Datenschutzeinstellungen manuell bestmöglich anpassen
Hintergrund unkenntlich machen
Keine vertraulichen Informationen in der Videokonferenz preisgeben
Zugang zum Meeting verschlüsseln (Passworteingabe etc.)
Verschlüsselte Datenübertragung aktivieren
Aktivitätstracking deaktivieren

Dies sind nur einige wichtige Beispiele. Natürlich gibt es noch viele weitere Maßnahmen, die Sie treffen können und sollten. Hierbei sollten Sie sich genauer mit der gewählten Software auseinandersetzen.

Die gewählten Maßnahmen dokumentieren Sie am besten in Ihren technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM’s). Folglich haben Sie auch gleich eine Beweisgrundlage bei etwaigen Prüfungen der Datenschutzbehörde!

5 Videokonferenz nicht ohne ausdrückliche Einwilligung aufzeichnen

Keine Zeit fürs Meeting und deshalb die Kollegin bitten, die Besprechung aufzuzeichnen, um am neuesten Stand zu bleiben? Klingt zu schön um wahr zu sein. Und das ist es auch!

Aufgrund eines massiven Eingriffes in die Persönlichkeitsrechte, dürfen Videokonferenzen nicht ohne vorherige, ausdrückliche Einwilligung aller Beteiligten aufgezeichnet werden.

Sie fragen sich, wie so eine Einwilligung eigentlich aussehen muss? Dann sollten Sie unseren Ratgeber Beitrag „Aufgepasst! – Diese Anforderungen stellt die DSGVO an eine Einwilligungserklärung“ lesen.

Fazit: Videokonferenzen – Bequem und trotzdem umständlich

So zeitsparend und bequem so ein Online Meeting auch ist, man muss dabei datenschutzrechtlich einiges beachten. Und das sollten Sie auch ernst nehmen. Denn sicherlich werden immer mehr und mehr Behörden in nächster Zeit beginnen, die datenschutzkonforme Umsetzung von Videokonferenzen zu kontrollieren.

Und ein unzureichender Schutz von personenbezogenen Daten bei Online Meetings stellt genau so einen Verstoß gegen die DSGVO dar. Folglich drohen im Fall der Fälle auch Bußgelder!

Also, seien Sie vorsichtig und unterschätzen Sie die Umsetzung von Videokonferenzen nicht!

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