In 4 Schritten zum DSGVO-konformen Newsletter Versand

Newsletter versenden – Ist das nach den aktuellen DSGVO Richtlinien überhaupt noch möglich?

Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Und diese sind sehr wichtig, um eventuelle Strafen zu vermeiden!

Sie fragen sich, was Sie denn alles dabei beachten müssen? Dann lesen Sie weiter!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in vier Schritten Ihren Newsletter Versand gesetzeskonform abwickeln.

Schritt 1: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Newsletter Anbieter abschließen

Nutzen auch Sie einen externen Dienstleister bzw. eine Software für Ihren Newsletter Versand? Beispielsweise Mailchimp, Hubspot etc.

Dann sollten Sie jetzt besonders aufpassen!

Es handelt sich hierbei nämlich laut DSGVO um eine Auftragsverarbeitung, da die Software/der Dienstleister ebenfalls die Daten Ihrer Kunden verarbeitet.

Somit sind Sie verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Unternehmen abzuschließen.

Sie möchten erfahren, was Sie bei so einem Auftragsverarbeitungsvertrag alles beachten müssen? Dann könnte unser Beitrag „Diese Punkte gehören in einen Auftragsverarbeitungsvertrag“ interessant für Sie sein.

Schritt 2: Anmeldung zum Newsletter nach DSGVO Richtlinien gestalten

Ein besonders wichtiger Punkt beim Newsletter Versand ist das Anmeldeformular. Dieses ist notwendig, damit Kunden etc. selbstständig die Zusendung von E-Mail Werbung anfordern können. Was wichtig ist, da die Zusendung von Newslettern nur mit Einwilligung des Kunden gestattet ist.

Das Anmeldeformular sollte immer auf Ihrer Website zur Verfügung stehen und einige wichtige Informationen beinhalten. Diese Punkte sollten Sie dabei unbedingt beachten:

Nur die E-Mail Adresse als Pflichtfeld angeben

Wenn Sie die Felder zur Eingabe der Kundendaten festlegen, sollten Sie beachten, dass Sie nur die E-Mail Adresse als verpflichtend angeben. Natürlich können Sie auch noch weitere Daten, wie z.B. Name, Telefonnummer etc. abfragen. Jedoch beruht die Freigabe dieser personenbezogenen Daten auf Freiwilligkeit.

Die Kunden auf den Zweck der Verarbeitung hinweisen

Weiters sollten Sie die Betroffenen darauf hinweisen, wofür Sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. In diesem Fall z.B. für die Zusendung von Werbematerialien, Teilnahme von Gewinnspielen etc.

Über die Häufigkeit der Versendung informieren

Ebenfalls sollten die Kunden darüber informiert werden, wie oft sie mit E-Mails zu rechnen haben. Werden sie täglich mit Nachrichten bombardiert oder handelt es sich um monatliche Informationszusendung…

Inhalte des Newsletters bekanntgeben

Weiters sollten Sie die zukünftigen Empfänger Ihres Newsletters über die Inhalte, die sie zu erwarten haben, informieren. Dies können z.B. Informationen über neue Produkte, Informationen über die Entwicklung des Unternehmens, News über bestimmte relevante Themen etc. sein.

Auf eventuelle Erfolgsmessung hinweisen

Benutzen Sie Tools, um den Erfolg des Newsletters bzw. das Verhalten von Lesern Ihres Newsletters zu analysieren, müssen Sie die Betroffenen darauf hinweisen. Denn auch in diese Art der Verarbeitung muss eingewilligt werden.

Datenschutzerklärung verlinken

Sie müssen sichergehen, dass der Betroffene auch wirklich über alle wichtigen Informationen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten informiert wird. Daher sollten Sie Ihre Datenschutzerklärung mit allen Daten zum Newsletter verlinken.

Wenn Sie wissen möchten, was alles in so einer Datenschutzerklärung festgehalten werden soll, könnte unser Beitrag „Datenschutzerklärung auf der Website – Das ist für Sie beim Inhalt wichtig“ relevant für Sie sein.

Einwilligung einholen

Die freiwillige Anmeldung selbst gilt als Nachweis, dass der Betroffene der Versendung Ihres Newsletters zugestimmt hat. Damit die Einwilligung auch wirklich rechtswirksam ist, muss der Abonnent im Anmeldeformular ausdrücklich zustimmen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie im nächsten Schritt.

So könnte Ihre passende Newsletter Anmeldung aussehen:

Schritt 3: Einwilligung zum Erhalt des Newsletters ordnungsgemäß einholen

Die Einholung einer eindeutigen Einwilligung ist der wichtigste Schritt bei der Versendung von Newslettern. Diese sollte in dem in Schritt 2 erstellten Anmeldeformular integriert sein.

Zwar ist die Form dieser Einholung nicht gesetzlich geregelt, jedoch ist es absolut empfehlenswert, diese aus Beweisgründen mittels Double Opt-In Verfahren durchzuführen. So sind Sie garantiert auf der sicheren Seite!

Was bedeutet Double Opt-In?

Dies ist ein Verfahren, bei dem Sie die Einwilligung Ihrer Betroffenen doppelt einholen. Zuerst gibt der zukünftige Abonnent seine E-Mail Adresse bekannt und klickt auf eine, nicht zuvor ausgefüllte, Check-Box oder einfach auf einen „Absenden-Button“ zur Einwilligung in die Newsletter Versendung. Daraufhin erhält er von Ihnen eine E-Mail Nachricht mit einem Bestätigungslink. Erst wenn er diesen anklickt, schließt er seine Einwilligung ab.

Dies ist nicht nur zu Beweiszwecken interessant, sondern garantiert Ihnen auch, dass der Kunde wirklich eine echte E-Mail Adresse angegeben hat! 

Achtung Ausnahme

Unter bestimmten Voraussetzungen ist laut §7 UWG die Zusendung von Werbematerial ohne vorherige Einwilligung erlaubt.

Man darf an Bestandskunden Werbung über ähnliche Produkte, wie diese, die gekauft wurden, ohne Einwilligung zusenden wenn:

  • man im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen E-Mail Adresse erhalten hat,
  • und auch diese Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
  • der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
  • der Kunde bei Erhebung der Adresse eindeutig darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit ohne Kosten widersprechen kann

Schritt 4:  Newsletter mit allen Pflichtinhalten erstellen

Auch bei der Erstellung Ihres Newsletters selbst, müssen Sie gewisse Dinge beachten. Denn dieser sollte nicht nur werbewirksam, sondern auch mit einigen datenschutzrechtlichen Inhalten gestaltet werden. Das sollten Sie zusätzlich in Ihren Newsletter einbauen:

  • einen funktionierenden Abmeldelink, damit die Betroffenen jederzeit und einfach die Versendung von Werbemails kündigen können
  • ein Impressum bzw. den Link zu Ihrem Impressum, damit der Leser erkennen kann, von wem er diese E-Mail erhalten hat und wie er den Absender kontaktieren kann
  • vorsorglich noch einmal einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung – sicher ist sicher

Im Überblick – So gehen Sie bei der Erstellung von DSGVO-konformen Newslettern vor

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Datenschutzexperte Walter Lukmann

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