DSGVO & Bewerbungen – Worauf Sie beim Umgang mit Bewerberdaten achten sollten!

Wenn Sie schon einmal eine Bewerbung versendet haben, wissen Sie: Dabei werden eine Menge an persönlichen Daten ausgetauscht!

Natürlich will man als Bewerber dabei nicht, dass diese Daten in die falschen Hände geraten. Um einen sorgsamen Umgang mit den Daten einer Person auch bei Bewerbungen zu gewährleisten, müssen Sie als Arbeitgeber laut DSGVO einige Punkte beachten!

Worauf genau es dabei in der Praxis ankommt, haben wir für Sie zusammengefasst.
Denn der Datenschutz beginnt bereits beim ersten Kontakt zwischen Bewerber und Unternehmen!

Ihre Informationspflichten laut DSGVO gelten auch bei Bewerbungen!

Nicht nur Ihre Unternehmenskunden müssen darüber aufgeklärt werden, wie deren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sondern auch Ihre Bewerber!

Übrigens: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Informationspflichten Sie allgemein haben, sollten Sie unseren Beitrag „Informationspflichten lt. DSGVO – Darüber müssen Sie betroffene Personen informieren!“ lesen!

Personen, die sich in Ihrem Unternehmen bewerben, müssen darüber informiert werden…

Je nachdem, wie eine Bewerbung in Ihrem Unternehmen abläuft, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um Bewerber über die Verarbeitung ihrer Daten ins Bild zu setzen:

  • Nutzen Sie z.B. Online-Bewerbungsportale, empfiehlt es sich, diese Informationen dort direkt zur Verfügung zu stellen.
  • Bei Bewerbungen auf Ihrer Website oder per E-Mail haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Informationen an eine automatische Eingangsbestätigung, die der Bewerber erhält, anzuhängen. 
  • Gibt der Bewerber die Unterlagen persönlich bei Ihnen ab, sollte er die Informationen direkt erhalten.
  • Bei Bewerbungen, die auf postalischem Wege zu Ihnen gelangen, können Sie den Bewerber per Post oder per E-Mail informieren (je nachdem, ob eine E-Mail-Adresse vorhanden ist).

Der Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen ist nicht jedem erlaubt!

Laut DSGVO dürfen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich nur von derjenigen Person im Unternehmen, die für die jeweiligen Bewerbungen zuständig ist, eingesehen werden. 

Um das zu gewährleisten ist es sinnvoll, eine separate E-Mail-Adresse einzurichten, die dann bei Stellenanzeigen angegeben wird. Wenn Sie Bewerbungsunterlagen in gedruckter Form erhalten, sollte nur die zuständige Personalabteilung die Umschläge öffnen.

VORSICHT

Probleme treten häufig bei Initiativbewerbungen auf: Oftmals finden die Initiativbewerber keine eigene E-Mail-Adresse, an die sie ihre Bewerbung schicken können und greifen dann auf allgemeine Kontaktdaten wie „info@unternehmen.com“ zurück. So landen Bewerbungsunterlagen häufig am falschen Ort und somit in den falschen Händen. Damit Sie auch in solchen Fällen einen sicheren Datenschutz gewährleisten können, sollten Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Bezug schulen.

Unser Tipp:

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, Bewerbungsmails direkt an die zuständigen Personen weiterzuleiten, ohne sie zu öffnen und sie danach direkt aus dem eigenen Postfach zu löschen! 

Bewerbungen müssen sicher aufbewahrt werden!

Egal, ob Sie Bewerbungsunterlagen elektronisch oder ausgedruckt aufbewahren, Sie müssen sie vor Fremdzugriffen schützen!

Nicht nur das Bewerbungsschreiben und der Lebenslauf sind vertraulich zu behandeln, sondern auch sämtliche Notizen, die während eines Vorstellungsgesprächs oder ähnlichem entstanden sind. Hier empfiehlt es sich, (technische) Maßnahmen zu setzen, wie z.B. die Verwendung eines Anti-Viren-Programms oder die Verschlüsselung der Dateien bzw. Ordner mit einem Passwort.

Bewerberdaten müssen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses ordnungsgemäß gelöscht bzw. vernichtet werden!

Daten von Bewerbern, die Sie nicht eingestellt haben, dürfen Sie maximal 6 Monate lang speichern. Danach muss alles vollständig gelöscht werden. Auch hierfür sollten Sie Ihre Mitarbeiter wieder schulen, um sicherzustellen, dass beim Löschvorgang nichts vergessen wird!

Bei gedruckten Bewerbungsmappen sind Sie verpflichtet, diese nach spätestens 3 Monaten zurückzusenden. Alternativ können Sie sie auch vernichten. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass die Unterlagen nicht einfach nur in den Altpapier Container geworfen, sondern auch gründlich geschreddert werden müssen!

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Sie sich vorstellen können, dass ein Bewerber evtl. gut auf eine andere Stelle in Ihrem Unternehmen passen würde, dürfen Sie die Bewerbungsunterlagen auch länger speichern.
Aber nur mit Einwilligung der betroffenen Person!

FAZIT – Diese Punkte sollten Sie beim Umgang mit Bewerberdaten beachten:

  • Erfüllen Sie Ihre Informationspflichten gegenüber Bewerbern.
  • Schützen Sie Bewerberdaten und Bewerbungsunterlagen vor unerlaubten Zugriffen.
  • Bewahren Sie Bewerbungsdaten sicher auf.
  • Vernichten Sie Daten zu Bewerbungen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses ordnungsgemäß.

Sie wünschen sich Unterstützung beim Datenschutz im Bezug auf Bewerbungen?

Vereinbaren Sie ein kostenloses & unverbindliches Erstgespräch mit einem unserer Experten! So erhalten Sie wertvolle Tipps für den Umgang mit Bewerberdaten. Wir helfen Ihnen auch bei der Erfüllung Ihrer Informationspflichten laut DSGVO!

Mit dem DSGVO Schutzteam sind Sie für alle Fälle gerüstet!

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