Papierdokumente sind alles andere als harmlos.
Kundenlisten, Verträge, interne Berichte – all das sind potenzielle Datenschätze für Cyberkriminelle und Datensammler.
Wer sensible Unterlagen unsachgemäß entsorgt, riskiert nicht nur Datenschutzverstöße, sondern auch das Vertrauen seiner Kunden.
Doch wie macht man es richtig?
Warum die richtige Aktenvernichtung so wichtig ist
Die DSGVO macht klare Vorgaben:
Nicht mehr benötigte personenbezogene Daten müssen sicher und unwiderruflich vernichtet werden.
Klingt simpel, wird aber oft vernachlässigt. Denn landen sensible Dokumente im normalen Papiermüll, können sie problemlos wiederhergestellt werden.
Die Folgen?
Bußgelder, Reputationsverlust und ein immenser Vertrauensschaden.
So vernichten Sie Papierdokumente richtig
Egal, ob Finanzunterlagen, Verträge oder interne Notizen – jedes Unternehmen sollte klare Regeln für die Entsorgung von Papierdokumenten haben.
Hier sind die wichtigsten Maßnahmen:
✅ Aktenvernichter statt Papierkorb: Nutzen Sie Geräte mit einer angemessenen Sicherheitsstufe – für Unternehmen mindestens P-4, besser P-5 oder höher.
✅ Professionelle Entsorger beauftragen: Große Mengen sensibler Dokumente gehören in die Hände zertifizierter Dienstleister.
✅ Regelmäßige Aktenprüfung: Überprüfen Sie in festen Abständen, welche Dokumente noch aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können.
✅ Kein Papiermüll für vertrauliche Unterlagen: Auch unscheinbare Notizen können wertvolle Informationen enthalten – daher immer sicher entsorgen!
Was passiert mit den Daten, die Sie DeepSeek anvertrauen?
Gute Frage…
Das Unternehmen hält sich ziemlich bedeckt, wenn es um gesammelte Daten und deren weiteren Gebrauch geht.
Ihre Eingaben könnten gespeichert und für andere Zwecke verwendet werden.
Wie Sie im Umgang mit DeepSeek auf Nummer sicher gehen, habe ich Ihnen am Ende in „sofort anwendbaren Praxistipps“ zusammengefasst (siehe unten).
Sie möchten auf Nummer sicher gehen?
Dann vereinbaren Sie gerne jederzeit einen Termin für ein kostenfreies Erstgespräch mit DSGVO Expertin Sandra Berghofer.
unverbindlich Dauer: ca. 15 min.
Welche Sicherheitsstufe wird benötigt?
Die DIN 66399 unterscheidet sieben Stufen für die Aktenvernichtung. Ein kurzer Überblick:
- P-1 bis P-2: Für allgemeine Dokumente ohne vertrauliche Inhalte (z. B. Werbematerialien).
- P-3 bis P-4: Für personenbezogene Daten und sensible Geschäftsunterlagen (z. B. Verträge, Kundendaten).
- P-5 bis P-7: Für hochsensible und geheime Dokumente (z. B. Forschungsdaten, Verschlusssachen).
Unsere Empfehlung: Mindestens P-4 für alle Dokumente, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Wer besonders schützenswerte Informationen verarbeitet, sollte auf P-5 oder höher setzen.
Datenschutz beginnt bei der Entsorgung
Das könnte Sie auch interessieren:
Über den Autor: Daniel Lukmann
Daniel Lukmann ist externer Datenschutzbeauftragter und Mitgründer des DSGVO Schutzteam.
2018 war er als junger Unternehmer im Consulting-Bereich tätig. Alles lief gut, bis zum „Ausbruch“ der DSGVO.
Er bildete sich zum Datenschutzbeauftragten weiter und entwickelte ein System.
Der Rest ist Geschichte.
Mittlerweile hilft das DSGVO Schutzteam über 3500 Unternehmen bei ihren Datenschutz-Sorgen.
Papierakten sicher vernichten – So vermeiden Sie Datenschutzrisiken
Von Daniel Lukmann
Externer Datenschutzbeauftragter
Lesedauer: 5 Minuten
Papierdokumente sind alles andere als harmlos.
Kundenlisten, Verträge, interne Berichte – all das sind potenzielle Datenschätze für Cyberkriminelle und Datensammler.
Wer sensible Unterlagen unsachgemäß entsorgt, riskiert nicht nur Datenschutzverstöße, sondern auch das Vertrauen seiner Kunden.
Doch wie macht man es richtig?
Warum die richtige Aktenvernichtung so wichtig ist
Die DSGVO macht klare Vorgaben:
Nicht mehr benötigte personenbezogene Daten müssen sicher und unwiderruflich vernichtet werden.
Klingt simpel, wird aber oft vernachlässigt. Denn landen sensible Dokumente im normalen Papiermüll, können sie problemlos wiederhergestellt werden.
Die Folgen?
Bußgelder, Reputationsverlust und ein immenser Vertrauensschaden.
So vernichten Sie Papierdokumente richtig
Egal, ob Finanzunterlagen, Verträge oder interne Notizen – jedes Unternehmen sollte klare Regeln für die Entsorgung von Papierdokumenten haben.
Hier sind die wichtigsten Maßnahmen:
✅ Aktenvernichter statt Papierkorb: Nutzen Sie Geräte mit einer angemessenen Sicherheitsstufe – für Unternehmen mindestens P-4, besser P-5 oder höher.
✅ Professionelle Entsorger beauftragen: Große Mengen sensibler Dokumente gehören in die Hände zertifizierter Dienstleister.
✅ Regelmäßige Aktenprüfung: Überprüfen Sie in festen Abständen, welche Dokumente noch aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können.
✅ Kein Papiermüll für vertrauliche Unterlagen: Auch unscheinbare Notizen können wertvolle Informationen enthalten – daher immer sicher entsorgen!
Sie möchten auf Nummer sicher gehen?
Dann vereinbaren Sie gerne jederzeit einen Termin für ein kostenfreies Erstgespräch mit DSGVO Expertin Sandra Berghofer.
unverbindlich Dauer: ca. 15 min.
Welche Sicherheitsstufe wird benötigt?
Die DIN 66399 unterscheidet sieben Stufen für die Aktenvernichtung. Ein kurzer Überblick:
- P-1 bis P-2: Für allgemeine Dokumente ohne vertrauliche Inhalte (z. B. Werbematerialien).
- P-3 bis P-4: Für personenbezogene Daten und sensible Geschäftsunterlagen (z. B. Verträge, Kundendaten).
- P-5 bis P-7: Für hochsensible und geheime Dokumente (z. B. Forschungsdaten, Verschlusssachen).
Unsere Empfehlung: Mindestens P-4 für alle Dokumente, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Wer besonders schützenswerte Informationen verarbeitet, sollte auf P-5 oder höher setzen.
Datenschutz beginnt bei der Entsorgung
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Über den Autor: Daniel Lukmann
Daniel Lukmann ist externer Datenschutzbeauftragter und Mitgründer des DSGVO Schutzteam.
2018 war er als junger Unternehmer im Consulting-Bereich tätig. Alles lief gut, bis zum „Ausbruch“ der sogenannten DSGVO.
Statt sich von den Trümmern überwältigen zu lassen, bildete er sich zum Datenschutzbeauftragten weiter.
Die Erkenntnis: Am Ende zahlt man hier Strafen oft aus reiner Unwissenheit.
Er entwickelte ein System. Der Rest ist Geschichte.
Mittlerweile hilft das DSGVO Schutzteam über 3500 Unternehmen bei ihren Datenschutz-Sorgen.