Was Unternehmen bis 2. August 2026 vorbereiten sollten – und warum Nichtstun riskant wird

Der AI Act bzw. die KI-Verordnung bringt für Unternehmen neue Transparenz- und Kennzeichnungspflichten. Besonders relevant wird Art. 50 KI-VO: Ab August 2026 müssen bestimmte KI-Einsätze gegenüber Nutzern, Kunden, Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit klar erkennbar gemacht werden. Das betrifft nicht nur große KI-Anbieter, sondern gerade auch Unternehmen, die KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen – etwa für Website-Texte, Newsletter, Social Media, Produktbilder, Chatbots, Übersetzungen oder automatisierte Antworten.

Der Grundgedanke ist einfach: Menschen sollen erkennen können, ob sie mit einem Menschen oder einem KI-System interagieren und ob Inhalte echt oder künstlich erzeugt bzw. verändert wurden. In der Praxis ist die Umsetzung aber deutlich komplexer, weil Unternehmen zuerst wissen müssen, welche KI-Systeme überhaupt eingesetzt werden, wofür sie genutzt werden und ob daraus eine Kennzeichnungspflicht entsteht.

• Chatbots und virtuelle Assistenten: Wenn Kunden oder Nutzer direkt mit einem KI-System interagieren, muss grundsätzlich erkennbar sein, dass es sich um KI handelt, außer dies ist im konkreten Kontext offensichtlich.
• KI-generierte Inhalte: Werden Texte, Bilder, Audio- oder Videoinhalte künstlich erzeugt oder manipuliert, kann eine Kennzeichnung erforderlich sein. Besonders sensibel sind Inhalte, die real wirken oder die öffentliche Meinungsbildung beeinflussen können.
• Deepfakes und realitätsnahe Darstellungen: Wenn Personen, Gegenstände, Stimmen, Orte oder Situationen täuschend echt dargestellt werden, steigt das Risiko einer Kennzeichnungspflicht deutlich.
• Öffentliche Information: KI-generierte oder KI-manipulierte Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen, müssen besonders sorgfältig geprüft werden.

Viele Unternehmen nutzen KI bereits, ohne dass es dafür klare Zuständigkeiten oder Freigabeprozesse gibt. Häufig werden Tools einfach ausprobiert: ein KI-Bild für die Website, ein automatisch erstellter Newsletter, ein Chatbot im Kundenservice oder ein KI-Avatar für Schulungsinhalte. Genau hier entsteht das Risiko: Was intern harmlos beginnt, kann nach außen eine Kennzeichnungs-, Dokumentations- oder Prüfpflicht auslösen.

Zusätzlich ist die Abgrenzung nicht immer leicht. Keine Kennzeichnung ist regelmäßig erforderlich, wenn für einen durchschnittlichen Betrachter klar erkennbar ist, dass der Inhalt nicht echt ist. Problematisch wird es aber, wenn der Eindruck entstehen kann, die dargestellte Situation, Person, Stimme oder Information sei real. Auch reine Hilfsfunktionen wie Rechtschreibkorrektur, Formatierung oder Übersetzung können anders zu beurteilen sein als KI-Systeme, die Inhalte eigenständig erzeugen oder wesentlich verändern.

Fehlt eine interne Regelung, entscheidet am Ende jeder Mitarbeiter selbst, ob und wie KI gekennzeichnet wird. Das führt zu uneinheitlichen Ergebnissen, rechtlichen Unsicherheiten und unnötigen Risiken bei Beschwerden, Prüfungen, Abmahnungen oder Reputationsschäden.

• KI-Einsatz im Unternehmen erfassen
• Rollen klären: Wer gibt KI-Tools frei, wer prüft Inhalte vor Veröffentlichung?
• Klare Kennzeichnungsvorgaben für Chatbots, Texte, Bilder, Videos, Audios und Avatare festlegen.
• Ausnahmen dokumentieren, etwa bei reiner Korrektur, Übersetzung oder Formatierung.
• Mitarbeitende schulen und einfache Prüfprozesse vor Veröffentlichung einführen.
• Datenschutz, Geheimhaltung und KI-Compliance gemeinsam betrachten.

In der Praxis reicht es nicht, pauschal „KI wurde eingesetzt“ in die Datenschutzerklärung oder ins Impressum zu schreiben. Die Information muss dort erfolgen, wo der Nutzer sie wahrnimmt und wo die Täuschungsgefahr entsteht – also zum Beispiel direkt beim Chatbot, beim KI-generierten Bild, beim Video, beim Avatar oder beim veröffentlichten Text.

Ebenso riskant ist es, nur die IT-Abteilung einzubeziehen. KI wird häufig in Marketing, Vertrieb, Personal, Support oder Fachabteilungen genutzt. Ohne klare interne Regeln bleiben viele Einsätze unsichtbar. Unternehmen sollten daher festlegen, welche Tools erlaubt sind, welche Inhalte freigegeben werden müssen und welche Kennzeichnung standardmäßig verwendet wird.

Unser Webinar hilft Ihnen insbesondere dabei, Grenzfälle richtig einzuordnen: Wann ist ein KI-Text nur eine interne Arbeitshilfe? Wann wird ein Inhalt öffentlich relevant? Wann ist eine Kennzeichnung entbehrlich, weil die Künstlichkeit offensichtlich ist? Und wann sollte aus Vorsichtsgründen trotzdem transparent informiert werden?

In einem unverbindlichen Termin erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Transparenzpflichten, typische Unternehmensfälle und konkrete Umsetzungsschritte. Zudem setzt unser KI-Modul genau dort an und liefert die Struktur für die praktische Umsetzung: KI-Erfassung, Dokumentation, Richtlinien, Schulungsnachweise und nachvollziehbare Prüfprozesse.

Benötigen Sie Unterstützung im Bereich der KI-Verordnung oder haben Sie Fragen zu den gesetzlichen Anforderungen? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Sie können Ihr Interesse direkt in der Software im Bereich „KI-Verordnung“ hinterlegen oder uns jederzeit per E-Mail an service@dsgvoschutzteam.com kontaktieren. Wir setzen uns anschließend mit Ihnen in Verbindung.

Unser Ziel: Sie sollen KI weiterhin sinnvoll einsetzen können – aber rechtssicher, transparent und mit klaren internen Spielregeln.