Zeiterfassung leicht gemacht – So zeichnen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter gesetzeskonform auf

Zeiterfassung – Spätestens seit dem Urteil des EuGH ein aktuelles Thema, das jedes Unternehmen beschäftigt, oder besser gesagt beschäftigen sollte!

Doch, muss ich denn überhaupt Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter erfassen?

Stellt auch die DSGVO Anforderungen?

Und was ist denn überhaupt der beste Weg, um Arbeitszeiten zu erfassen?

Fragen über Fragen, die sich viele Unternehmer in Bezug auf dieses Thema stellen. Gehören auch Sie dazu?

Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen und diese Fragen werden sich im Nu beantworten!

Muss ich denn überhaupt eine Zeiterfassung in meinem Unternehmen einsetzen?

Dies ist ein Auszug aus dem EuGH Urteil vom Jahr 2019, welches die Zeiterfassung für alle Unternehmen in der EU als Pflicht eingeführt hat.

Also kurz gesagt: JA, auch Sie benötigen ein geregeltes System zur Zeiterfassung in Ihrem Betrieb!

Doch auch wenn es keine spezifischen Vorgaben gibt, wie diese Erfassung genau zu erfolgen hat, gibt es Punkte die Sie beachten müssen. Die ersten erfahren Sie ja schon im Urteilsauszug. Denn Ihr Zeiterfassungssystem sollte laut diesem:

  • objektiv – also vollkommen frei von Bevorzugung
  • verlässlich – also am besten fehlerfrei und lückenlos
  • zugänglich – also von allen Berechtigten (betroffener Mitarbeiter und Verantwortlicher) einsehbar
  • und systematisch – also mit einem festgelegten System

sein.

Doch das war noch nicht alles! Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Absatz.

Mischt sich denn auch die DSGVO in meine Zeiterfassung ein?

Wieder eine kurze und klare Antwort: JA, die DSGVO hat auch beim Thema Zeiterfassung ihre Finger mit im Spiel. Logisch, denn schließlich werden hierbei auch personenbezogene Daten verarbeitet.

Im Speziellen gibt es einige Regelungen, die Sie unbedingt beachten sollten, damit die Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auch den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Keine Verarbeitung von biometrischen Daten ohne Einwilligung

Sie wollen eine Zeiterfassung mittels Fingerprint oder Gesichtserkennung durchführen? Dies ist leider ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers nicht erlaubt.

Hierbei handelt es sich nämlich um biometrische Daten, die laut Art. 9 der DSGVO nicht verarbeitet werden dürfen. Erlaubt ist es nur, wenn der Beschäftigte zuvor einwilligt oder eine besondere Rechtsgrundlage vorliegt. 

Auch das LAG Berlin-Brandenburg hat dazu schon ein Urteil gefällt. Zu Gunsten des Arbeitnehmers, der sich weigerte, einer Zeiterfassung mittels Fingerabdruck zuzustimmen.

Geeignetes Löschkonzept erstellen

Auch bei der Verarbeitung von Arbeitszeiten muss auf die Speicherdauer und Löschung der Daten geachtet werden. Laut DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie ein Zweck besteht. Das ArbZG regelt zusätzlich auch noch die Mindestspeicherdauer von Arbeitszeiten. Diese liegt bei 2 Jahren.

Basierend auf diesen Gesetzen, sollten Sie ein geeignetes Löschkonzept für Ihre Zeiterfassung erarbeiten. Sie möchten mehr über die Erstellung von Löschkonzepten erfahren? Dann könnte unser Ratgeber Beitrag „Nicht sicher wo Sie anfangen sollen? – Unsere Tipps auf dem Weg zum Löschkonzept“ interessant für Sie sein.

Daten sicher verschlüsseln und vor unbefugtem Zugriff schützen

Sie sollten bei der Einführung eines Systems zur Zeiterfassung unbedingt darauf achten, dass die verarbeiteten und gespeicherten Daten gesichert sind. Das heißt, dass niemand anderes, außer die berechtigten Personen, auf diese zugreifen können bzw. diese einsehen können. Das betrifft nicht nur externe Personen oder eventuelle Hacker Angriffe, sondern auch interne Mitarbeiter. Denn nur der betroffene Arbeitnehmer, sowie der Verantwortliche für die Zeiterfassung dürfen auf personenbezogenen Daten Zugriff haben.

Dies gilt nicht nur bei der elektronischen Zeiterfassung. Auch wenn Sie Ihre Zeiten noch auf Papier erfassen, müssen diese Unterlagen ausreichend geschützt sein. Was natürlich deutlich schwieriger ist.

Diese Sicherungsmaßnahmen sollten Sie auch in Ihren technischen & organisatorischen Maßnahmen festhalten.

Recht auf Auskunft der Betroffenen beachten

Auch in Bezug auf die Zeiterfassung haben die Betroffenen, in diesem Fall die Mitarbeiter, das Recht auf Auskunft. Das bedeutet, sie können jederzeit einen Antrag stellen, um über ihre verarbeiten Daten informiert zu werden.

Dementsprechend sollte Ihr Zeiterfassungs System in der Lage sein, diese immer auf Abruf zu haben. Sie sollten nämlich jeder Zeit auf die personenbezogenen Daten Zugriff haben, um im Ernstfall schnell reagieren zu können. Denn so ein Auskunftsbegehren muss innerhalb von 72 Stunden beantwortet werden.

Mehr zur Beantwortung von Auskunftsanfragen erfahren Sie in unserem Beitrag „Hilfe! Eingang einer Auskunftsanfrage – Das ist jetzt für Sie zu tun“.

Keine Überwachung ohne ausdrückliche Einwilligung

Mitarbeiterüberwachung wird in vielen Unternehmen vermehrt zum Einsatz. Vor allem GPS-Tracker sind ein beliebtes Tool, speziell im Außendienst. So lassen sich Fahrtzeiten etc. einfach erfassen.

Doch Achtung! Dies stellt einen umfassenden Einschnitt in die Persönlichkeits- und Datenschutzrechte dar und darf ohne vorherige Einwilligung nicht durchgeführt werden!

Mit welchem System setze ich meine Zeiterfassung am einfachsten gesetzeskonform um?

 

Hinweis: Grundsätzlich können Sie frei über die Form Ihrer Zeiterfassung (elektronisch, schriftlich…) entscheiden

Jedoch empfehlen wir unbedingt, Ihre Zeiterfassung digital durchzuführen. Dies sind dabei Ihre klaren Vorteile:

  • flexibel einsetzbar – egal ob Home Office oder „Out Office“
  • lücken- und fehlerlos – keine Fehler durch menschliche Ungenauigkeiten
  • Zeitersparnis – deutlich weniger Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter
  • immer auf Abruf – alle Daten sofort und überall abrufbar
  • Nachhaltigkeit – papierloses Arbeiten ist die Zukunft für unser Klima

Unser Tipp: Zeiterfassung leicht gemacht mit ISI OFFICE!

Mit ISI Office wurde eine Arbeitszeiterfassungs- & Projektmanagement-Software entwickelt, die alle Parameter für eine ordentliche Zeiterfassung bereitstellt und noch dazu easy zu bedienen und mobil per App anwendbar ist.

 

Übersicht der Leistungen zur Zeiterfassung von ISI Office

Dies sind nur einige Leistungen, die ISI Office bietet. Sie werden sehen, es ist erstaunlich, wie einfach Zeiterfassung plötzlich sein kann.

Also jetzt informieren und alle Vorteile entdecken. 

 

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Datenschutzexperte Walter Lukmann

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