Sie wollen eine Zeiterfassung mittels Fingerprint oder Gesichtserkennung durchführen? Dies ist leider ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers nicht erlaubt.

Hierbei handelt es sich nämlich um biometrische Daten, die laut Art. 9 der DSGVO nicht verarbeitet werden dürfen. Erlaubt ist es nur, wenn der Beschäftigte zuvor einwilligt oder eine besondere Rechtsgrundlage vorliegt. 

Auch das LAG Berlin-Brandenburg hat dazu schon ein Urteil gefällt. Zu Gunsten des Arbeitnehmers, der sich weigerte, einer Zeiterfassung mittels Fingerabdruck zuzustimmen.

Auch bei der Verarbeitung von Arbeitszeiten muss auf die Speicherdauer und Löschung der Daten geachtet werden. Laut DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie ein Zweck besteht. Das ArbZG regelt zusätzlich auch noch die Mindestspeicherdauer von Arbeitszeiten. Diese liegt bei 2 Jahren.

Basierend auf diesen Gesetzen, sollten Sie ein geeignetes Löschkonzept für Ihre Zeiterfassung erarbeiten. Sie möchten mehr über die Erstellung von Löschkonzepten erfahren? Dann könnte unser Ratgeber Beitrag „Nicht sicher wo Sie anfangen sollen? – Unsere Tipps auf dem Weg zum Löschkonzept“ interessant für Sie sein.

Sie sollten bei der Einführung eines Systems zur Zeiterfassung unbedingt darauf achten, dass die verarbeiteten und gespeicherten Daten gesichert sind. Das heißt, dass niemand anderes, außer die berechtigten Personen, auf diese zugreifen können bzw. diese einsehen können. Das betrifft nicht nur externe Personen oder eventuelle Hacker Angriffe, sondern auch interne Mitarbeiter. Denn nur der betroffene Arbeitnehmer, sowie der Verantwortliche für die Zeiterfassung dürfen auf personenbezogenen Daten Zugriff haben.

Dies gilt nicht nur bei der elektronischen Zeiterfassung. Auch wenn Sie Ihre Zeiten noch auf Papier erfassen, müssen diese Unterlagen ausreichend geschützt sein. Was natürlich deutlich schwieriger ist.

Diese Sicherungsmaßnahmen sollten Sie auch in Ihren technischen & organisatorischen Maßnahmen festhalten.

Auch in Bezug auf die Zeiterfassung haben die Betroffenen, in diesem Fall die Mitarbeiter, das Recht auf Auskunft. Das bedeutet, sie können jederzeit einen Antrag stellen, um über ihre verarbeiten Daten informiert zu werden.

Dementsprechend sollte Ihr Zeiterfassungs System in der Lage sein, diese immer auf Abruf zu haben. Sie sollten nämlich jeder Zeit auf die personenbezogenen Daten Zugriff haben, um im Ernstfall schnell reagieren zu können. Denn so ein Auskunftsbegehren muss innerhalb von 72 Stunden beantwortet werden.

Mehr zur Beantwortung von Auskunftsanfragen erfahren Sie in unserem Beitrag „Hilfe! Eingang einer Auskunftsanfrage – Das ist jetzt für Sie zu tun“.

Mitarbeiterüberwachung wird in vielen Unternehmen vermehrt zum Einsatz. Vor allem GPS-Tracker sind ein beliebtes Tool, speziell im Außendienst. So lassen sich Fahrtzeiten etc. einfach erfassen.

Doch Achtung! Dies stellt einen umfassenden Einschnitt in die Persönlichkeits- und Datenschutzrechte dar und darf ohne vorherige Einwilligung nicht durchgeführt werden!