Datenschutz am Arbeitsplatz ist ein alltägliches Thema!

Denn nicht nur Unternehmer sollten sich mit der Datenschutz-Grundverordnung auskennen und diese umsetzen, sondern auch deren Mitarbeiter.

Die beste DSGVO-Doku hilft nämlich nichts, wenn Ihre Mitarbeiter den Datenschutz nicht beachten! Arbeitgeber haben die Aufgabe, mit den Daten ihrer Mitarbeiter sorgsam umzugehen, aber auch die Mitarbeiter selbst sollten einen gewissen Beitrag zum Datenschutz im Unternehmen leisten.

Welche Vorgaben die DSGVO dazu stellt, haben wir für Sie zusammengefasst!

Welche Verpflichtungen haben Mitarbeiter beim Datenschutz?

Verpflichtung zum Datengeheimnis – Die Verschwiegenheitserklärung

Eine Verschwiegenheitserklärung im Sinne der DSGVO verpflichtet Mitarbeiter dazu, sich an die jeweiligen Datenschutzbestimmungen zu halten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Sie versichern dem Unternehmen also, die Daten vertraulich zu behandeln und sie nicht an Unbefugte weiterzugeben. Verstoßen sie gegen die Verschwiegenheitspflicht, kann das schwere Konsequenzen haben.

ACHTUNG: Achten Sie darauf, dass eine Verschwiegenheitserklärung immer VOR der Übermittlung vertraulicher Informationen unterzeichnet wird!

Wer sollte eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?

Alle Personen in einem Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, sollten eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen.

Mitwirkung der Mitarbeiter beim Datenschutz am Arbeitsplatz

Neben der Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht gibt es auch noch andere Vorgaben zum Datenschutz, die Mitarbeiter im Arbeitsalltag beachten müssen.

Zum Beispiel sollten Mitarbeiter…

Ein großer Bestandteil des Datenschutzes am Arbeitsplatz ist die Clean Desk Policy!

Die Clean Desk Policy ist eine Richtlinie dazu, wie ein Arbeitsplatz aussehen sollte, wenn der Mitarbeiter ihn verlässt. Zu ihren Vorgaben gehört z.B., dass beim Verlassen des Büros keine Papiere oder Dokumente am Schreibtisch liegen sollten oder dass der Bildschirm gesperrt werden muss, wenn man den eigenen Platz verlässt.

Ein konkretes Praxisbeispiel:

In fast jedem Unternehmen werden ab und zu E-Mails ausgedruckt. Diese werden dann oftmals einfach liegen gelassen, ohne zu bedenken, dass sich auch auf solchen Ausdrücken personenbezogene Daten befinden. Vor allem an Rezeptionen und Empfängen in größeren Betrieben, ist das eine häufige Fehlerquelle, die leicht vermieden werden kann! Achten Sie einfach darauf, solche Papiere immer sicher aufzubewahren, oder sie zu schreddern, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter

Lt. DSGVO sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter im Hinblick auf den Datenschutz zu sensibilisieren und sie zu schulen. Oftmals werden diese Schulungen vom betrieblichen Datenschutzberater durchgeführt.

Ziel ist es, Mitarbeiter den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten zu lehren und sie darin zu trainieren. So kann man Datenpannen durch Unkenntnis und Unaufmerksamkeit vermeiden.

Besonders wichtig ist die Schulung von Unternehmensabteilungen, die sehr häufig mit personenbezogenen Daten arbeiten, wie z.B. Marketing, Vertrieb, Außendienst, Personalabteilung, Buchhaltung, Kundenservice usw. Es sollte jedoch auch nicht auf die Bereiche vergessen werden, bei denen ein Kontakt mit Daten seltener ist, wie z.B. im IT-Bereich.