Datenschutzaudit – ein erster wichtiger Schritt zur DSGVO-Konformität Ihres Unternehmens

Seit Inkrafttreten der DSGVO sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten von z.B. Kunden, Mitarbeitern oder Bewerbern zu schützen und angemessen zu behandeln. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie regelmäßig kontrollieren, ob die Richtlinien der Verordnung auch eingehalten werden, wo eventuell Gefahren für die Daten lauern und wie sich diese minimieren lassen. Der erste Schritt zur Datenschutzkonformität ist dabei das sogenannte Datenschutzaudit.

Aber was ist nun so ein Audit? Für welche Unternehmen ist es sinnvoll? Und wie ist eigentlich der Ablauf? 

Was ist ein Datenschutzaudit?

In einem Datenschutzaudit nach DSGVO wird dokumentiert, in wieweit Datenschutz­bestimmungen auch umgesetzt sind. Externe, unabhängige Prüfer und Gutachter überprüfen hierbei, ob das Unternehmen Datenschutz-konform ist. Je nachdem, ob es um die DSGVO-Konformität bei einem bestimmten Projekt oder um die allgemeine Einhaltung des Datenschutzes geht, werden unterschiedliche Fragen gestellt und dokumentiert.

Durch das Audit können Abweichungen vom Soll-Zustand erkannt, und je nach Umsetzungsgrad des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen Handlungsempfehlungen zur gezielten Behebung von Schwachstellen (technisch-organisatorische Maßnahmen) abgeleitet werden. Darüber hinaus dient es als Basis für die Erstellung der gesetzlich erforderlichen DSGVO Dokumentation.

Warum ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?

Da sich die DSGVO grundsätzlich an jedes Unternehmen richtet, das personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Datenschutzaudit auch für ALLE Unternehmen – ganz egal ob kleiner Familienbetrieb oder großer Konzern – zu empfehlen.

Ein solches Audit ist notwendig, um den aktuellen Zustand des Datenschutzes im Unternehmen zu evaluieren und konkrete Maßnahmen zur Erreichung der gesetzlich vorgeschriebenen DSGVO-Konformität zu definieren. Ein Datenschutzaudit trägt also unmittelbar dazu bei, dass Lücken im Datenschutz erkannt und behoben werden, um so rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Das vermeidet nicht nur teure Strafen und den Verlust von Kunden, sondern trägt auch zur Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bei.

Ist eine Prüfung Ihres betrieblichen Datenschutzes notwendig? Beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

  • Habe ich geprüft, ob sensible personenbezogene Daten in meinem Betrieb verarbeitet werden?
  • Weiß ich, welche personenbezogenen Daten in meinem Unternehmen verarbeitet werden?
  • Habe ich die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung geprüft?
  • Habe ich geprüft, ob ich einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss? (Unser Tipp: Machen Sie gleich hier den kostenlosen DSB-Check!)
  • Weiß ich, wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat und wie diese genutzt werden?
  • Sind die Zugänge zum Gelände, Serverraum und zu den Büros sicher organisiert?
  • Werden Newsletter DSGVO-konform versendet?
  • Entspricht meine Website den aktuellen Datenschutz-Anforderungen?
  • Wird meine IT-Umgebung ausreichend vor möglichen Hackerangriffen geschützt?
  • Habe ich mit meinen IT-Dienstleistern aktuelle Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen?
  • Erfasse ich von meinen Mitarbeitern und Kunden nur Daten, zu deren Verarbeitung ich auch berechtigt bin?
  • usw.

Sie können nicht alle Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann sollten Sie auf jeden Fall ein Datenschutzaudit durchführen!

Wie läuft ein Datenschutzaudit eigentlich ab?

  1. Analyse des Ist-Zustandes
    Im ersten Schritt werden die Prozesse aller Abteilungen im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten untersucht und Ihr aktueller Datenschutz-Status ermittelt. Dabei wird zunächst abgeklärt, wo sich personenbezogene Daten befinden, wie diese genutzt werden und wer Zugriff auf diese Daten hat.
  2. Ableitung von Handlungsempfehlungen
    Bei fast allen Datenschutz-Audits werden Datenschutz-Defizite entdeckt. Um diese Schwachstellen zu beheben, werden technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) abgeleitet.
  3. Umsetzung der Empfehlungen
    Damit die DSGVO-Konformität auch gewährleistet werden kann, müssen die empfohlenen Maßnahmen anschließend auch umgesetzt werden.
  4. Erstellung der gesetzlich erforderlichen DSGVO Dokumentation
    Im letzten Schritt müssen noch alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, dokumentiert werden.

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